Mailing met enveloppen, brieven en adresstickers voor Gaan in de Bouw

Post werkt nog steeds, en juist omdat bijna niemand het meer doet. Een brief op naam die op het bureau van iemand belandt, krijgt meer aandacht dan de veertigste mail van die ochtend. Maar een mailing is ook de enige vorm van drukwerk waarbij alles tegelijk moet kloppen: de brief, de envelop, het adres en de postregels. Gaat er een ding mis, dan gaat de hele verzending mis.

Waarom het als een set komt en niet als drie bestellingen

Het gebruikelijke scenario is dat de brieven bij de ene drukker vandaan komen, de enveloppen bij de andere en de adresstickers uit de eigen printer rollen. Dan blijkt het papier van de brief anders wit te zijn dan de envelop, past de vouw net niet in het venster, of zijn de stickers een halve millimeter te groot voor het vlak waar ze op moeten.

Hier is het als een geheel geleverd: enveloppen met logo en retouradres, brieven in de huisstijl en adresstickers uit het eigen adresbestand, in een oplage die klopt. Dan hoeft er bij het verzendklaar maken niets meer bij, en dat is het halve werk.

Adressen uit je eigen bestand

Het adresbestand is bijna altijd de rommeligste schakel. Er staan dubbele regels in, bedrijven zonder contactpersoon, oude postcodes en namen met een tikfout. Dat is geen schande, dat is wat er met een adresbestand gebeurt in een paar jaar.

Wat helpt is het vooraf nalopen op drie dingen: dubbele regels eruit, postcodes in het goede formaat, en een vaste schrijfwijze voor de aanhef. Elke fout die je daar laat zitten, druk je even zo vaak af als het aantal stickers.

Port Betaald, en wat dat van het ontwerp vraagt

Bij Port Betaald betaal je de verzending vooraf en hoeft er geen postzegel op. Dat scheelt plakwerk en bij grotere aantallen ook geld, maar de post stelt er eisen aan. Er moet een vak vrij blijven rechtsboven, de aanduiding moet op de voorgeschreven plek staan en het adres moet binnen een leesvak vallen waar de sorteermachine bij kan.

Dat zijn geen vrijblijvende richtlijnen. Een envelop die er niet aan voldoet, wordt met de hand gesorteerd en dat betaal je terug, of hij komt retour. Daarom wordt dat vak in het ontwerp vrijgehouden, ook als dat visueel niet uitkomt.

Zelf vouwen en sluiten

Bij een paar honderd stuks is zelf vouwen prima te doen en scheelt het geld. Twee tips uit de praktijk: vouw eerst de hele stapel voordat je gaat steken, en leg de stickers op de enveloppen voordat je ze vult. Dan hoef je niet telkens van handeling te wisselen, en dat is waar fouten insluipen.

Heb je een verzending op de planning, zeg dan hoeveel adressen het zijn en wanneer het op de mat moet liggen. Daar rolt de rest uit.