Een beurs of evenement organiseren

Wat komt erbij kijken. Op een beurs concurreer je om aandacht met tientallen anderen, en alles moet op één dag kloppen én aanwezig zijn. Een vergeten onderdeel valt meteen op.

Wat ik regel. Zeg de datum en waar je staat, dan reken ik terug. Banners, vlaggen, displays en het drukwerk om uit te delen komen uit één hand, dus het staat er als één stand en niet als een verzameling losse dingen.

Terugrekenen vanaf de dag zelf

Bij een beurs is de datum het enige wat vastligt, en al het andere hangt eraan. Daarom begint de planning aan het eind.

De dag zelf staat vast. Daarvoor zit de opbouw, soms de avond ervoor. Daarvoor het transport, en daarvoor de levering bij jou, want je wilt de spullen in handen hebben en niet op de beursvloer voor het eerst zien. Reken daar de productie bij op en je zit al snel op drie tot vier weken.

Dat klinkt ruim en het is precies krap genoeg, want het ontwerp moet dan af zijn en dat is bijna altijd de stap die uitloopt.

Wat er elke keer wordt vergeten

Er is een vast rijtje dingen dat pas op de beursvloer wordt gemist, en het is altijd hetzelfde rijtje.

Iets om uit te delen dat klein genoeg is om mee te nemen. Mensen lopen een hele dag en nemen geen map mee. Iets waarop staat hoe iemand je terugvindt, want de stand staat er morgen niet meer. En iets om namen op te schrijven, want de helft van de gesprekken levert geen visitekaartje op.

Verder: tape, een schaar en een verlengsnoer. Dat is geen drukwerk, maar het is wat je om tien uur ‘s ochtends nodig hebt.

Wat je eenmalig koopt en wat per keer

Dit is waar het geld zit, en het is de moeite om het bewust te doen.

Een goed roll-upsysteem, een frame of een balie koop je een keer en gebruik je jaren. Het doek erin en het drukwerk zijn per keer, want daar staat je boodschap op en die wijzigt.

Dat betekent dat de eerste beurs duurder is dan de tweede en de derde. Dat is geen tegenvaller als je het weet; het is een reden om bij die eerste beurs iets te kopen dat meegaat in plaats van het goedkoopste.

Als je er met één stand staat tussen tientallen

Een bezoeker loopt een gang en besluit in drie seconden of hij afslaat. In die drie seconden leest hij niet, hij kijkt.

Wat op die afstand werkt is wie je bent en waar het over gaat, groot, op ooghoogte of hoger. Alles wat kleiner geprint is, is voor de bezoeker die al stil is blijven staan, en dat is een ander moment en een andere boodschap.

De meest gemaakte fout is een stand die volhangt met informatie. Dat leest niemand in een gang, en wie wel stilstaat wil het van jou horen en niet van een paneel.

Heb je een datum in de agenda, geef die dan door met de standmaat erbij. Dan reken ik terug wanneer wat klaar moet zijn.