Meerdere locaties centraal beheren

Wat komt erbij kijken. Bij meerdere vestigingen wil je consistentie én lokale flexibiliteit: dezelfde huisstijl overal, maar met ruimte voor lokale gegevens, acties en afleveradressen. Per locatie los bestellen kost bij meer vestigingen steeds meer afstemming.

Wat ik regel. Ik leg je huisstijl en je vaste artikelen vast: welk materiaal, welke maten, waar het logo zit. Een vestiging bestelt daarna op naam en krijgt precies hetzelfde als de rest, met alleen het lokale adres of telefoonnummer anders. Komt er een locatie bij, dan ligt de opzet er al.

Wat je vastlegt en wat je lokaal laat

De kunst bij meerdere vestigingen is niet alles gelijktrekken, want dan werkt het nergens goed. De kunst is weten welk deel vast is en welk deel mag verschillen.

Vast is alles wat met herkenning te maken heeft: de kleuren, de letter, het logo en de verhoudingen. Daar wil je geen variatie in, want dat is precies wat van vijf vestigingen één bedrijf maakt.

Lokaal is alles wat per vestiging echt anders is: het adres, het telefoonnummer, de openingstijden, de namen op de kaartjes en soms een actie die alleen daar loopt.

Zodra dat onderscheid op papier staat, lost het meeste zich vanzelf op. Een vestigingsmanager hoeft niet te bellen over welk groen het ook alweer was; hij geeft door wat er in zijn vakje verandert.

Een stramien in plaats van een ontwerp per locatie

Praktisch betekent dat: een opzet waarin de vaste delen al goed staan en alleen de lokale regels wisselen.

Voor drukwerk is dat één bestand per soort, met de plaatsgegevens als het enige dat verandert. Voor een gevel is het een ontwerp dat zich aanpast aan de maat van het pand maar met dezelfde verhoudingen en dezelfde kleuren.

Dat scheelt het meeste bij de tweede en derde vestiging. De eerste kost het werk, de rest is invullen.

Bestellen en afleveren

Hier zit het praktische gedoe, en het is op te lossen met afspraken in plaats van met techniek.

Spreek af wie mag bestellen en wie betaalt. Bij meerdere vestigingen is dat zelden dezelfde persoon, en een bestelling die ergens blijft hangen omdat niemand weet wie akkoord geeft, is de meest voorkomende vertraging.

Spreek ook af waar het heen gaat. Alles naar het hoofdkantoor en dan zelf verdelen is overzichtelijk maar kost dubbel transport. Rechtstreeks naar elke vestiging is sneller en vraagt dat de adressen kloppen en dat er iemand is om het aan te nemen.

Een nieuwe vestiging erbij

Dat is waar het vastleggen zich terugbetaalt. Als het stramien er ligt, is een nieuwe locatie geen project maar een invuloefening: de gegevens doorgeven, de maten van het pand opmeten, en de set die de andere vestigingen ook hebben.

Dan is de vraag niet meer hoe het eruit moet zien, maar wanneer het er moet staan.

Beheer je meerdere locaties en loopt het nu per vestiging, laat dan eens zien wat er op dit moment aan drukwerk en signing in omloop is. Daar is meestal in één overzicht te zien wat er vast kan.